比爾-蓋茲自述：我如何工作

joey543

微軟總裁比爾-蓋茲創業30年，成為世紀名人與鉅富，他在最近的《財富》雜誌發表一篇自述，說明他如何身體力行，大量地使用數位工具來經營企業。
蓋茲說，與30年前微軟創業之時相比，就會發現我們今天的工作模式已經在轉型，在逐漸接近所謂的數位工作模式了。

蓋茲的辦公室沒有多少紙張。辦公桌上有一個由三個螢幕所組合成的一個大「桌面」，他可以把一個螢幕上的某個項目拖曳到另一個螢幕上。他說，一旦你進入了大螢幕的世紀，你再也不會想走回頭路了，畢竟它直接影響到整個生產力。

左邊的螢幕列出電子郵件，中間的螢幕通常是一些正在閱讀且必須回覆的郵件，右邊的則是瀏覽器。這樣的安排讓他一覽全局，在作某項工作時，隨時可發現有新進來的信息，而且在開啟郵件時，仍然可以連結到與郵件有關的事項。

在微軟，電子郵件是最常用的溝通工具，使用頻率勝過電話、書面文件、部落格（博客）、公佈欄，甚至開會（語音信箱與傳真也都整合到郵件信箱了）。

蓋茲每天平均收到100 封電子郵件。使用過濾機制，只有特定等級的郵件才會直接進入他的信箱，比如他所回覆過的寄件人、英特爾與惠普等合作友廠的舊識、以及他認識的人。不過，助手會把其未經核准的寄件人名單列示一份，讓他知道有誰來信，這樣，蓋茲就可以知道人們的稱讚、抱怨或者諮詢。

蓋茲說，我們面臨的挑戰不在於怎樣利用電子郵件進行有效的溝通，而是能否確實把時間花在至關重要的郵件上。我使用類似「收件規則」的工具，按照信件的內容與重要性，把它們加上記號或群組起來，以利於檢索。

蓋茲使用電子郵件、桌面檔案夾以及線上日曆處理日常事務。每當他來到辦公桌前，他就可以專注於加上標記的郵件、檢查監查專案進度與特定部落格的檔案夾。

微軟Outlook軟體的右下角有一個來信提示的圖誌。蓋茲很自律，除非是急迫的郵件，他都不去理睬。

保持專注是一個問題，這牽涉資訊超載。 另一個問題是資訊欠載。被大量的資訊所淹沒並不意味著擁有適當的資訊，或者我們接觸到的是適當的人士。

蓋茲使用一種叫做 SharePoint 的工具來處理資訊，它可以建立一些網站來統整若干特定專案，這些網站中包含了計劃、時程、論壇與其它訊息；任何人都可以透過幾個滑鼠按鍵就完成建站工作。

目前，蓋茲準備過「思考週」。五月的一週裡，他要閉門讀取近百篇來自微軟內部員工關於公司與未來科技議題的文章。這項工作，他已經持續作了12多年。過去是採用書面報告，蓋茲是唯一的閱讀和評論者；而現在，整個流程採用數位化，而且開放給整個公司員工。

蓋茲認為他現在能很有效率的選擇適當的文章來閱讀，然後加註電子評論，讓員工立刻能閱讀的到。

SharePoint 讓蓋茲得以和許多員工接觸。蓋茲認為它像是個超級網站，允許多人來編寫、討論，比發送電子郵件的例行作業更為開放，它也會在你感興趣的議題上吸引你的注意力。

另一項對蓋茲生產力有大幅提升的工具是「桌面搜尋」，它改變了蓋茲從個人電腦、公司伺服器或互聯網上擷取資訊的方式。隨著硬碟容量和網路頻寬的提升，蓋茲在個人電腦和伺服器中累積了大量形式不一的資訊，有電子郵件、文本、影音檔、數據庫等等。

他不必逐一檢視各個檔案匣去尋找某個文件裡的片言只語，只要在工具列上鍵入關鍵詞搜索，在電子郵件和各種文件中檢索出條件符合的內容就都會呈現出來。電話號碼和電子郵箱也用同樣的方式搜尋。

蓋茲很少使用紙張，新聞有90%來自線上；開會想記下事情時，使用Tablet PC，它能和辦公室的電腦同步化，所以蓋茲隨時能掌握所需要的檔案資料。想要記下頭腦中冒出來的片語隻字，也可以使用一個叫OneNote 的軟體，所以蓋茲的記事本也都是數位形式。

蓋茲辦公室裡保留有一項低科技的設備，就是白板。他還有一些漂亮的彩色筆，在和大家進行腦力激盪時，甚至於獨自思考時，可以寫在白板上，感覺也很好。

一些微軟辦公室裡的白板，甚至還能夠把面板上的圖案複製下來、傳送到電腦中，頗像大型的Tablet PC。目前蓋茲還沒有，也許明年他會換一個。

蓋茲最後說，我的日子多半排滿了會議行程，所以在白天裡能夠騰出片刻寫下我的想法就覺得很奢侈了。但是有時還是沒有空，在晚上孩子們就寢後，如果能坐在家裏瀏覽還沒有回復的信件，就很不錯了。如果整個星期都很忙，我會在週末送出長而思考週全的電子郵件。當人們週一上班時，會發現我忙了一個週末，他們收到了很多的電子郵件。